Digitalisierungsprozess beim Kanalreinigungsbetrieb ROKIS

In Großunternehmen beschäftigen sich teilweise ganze Abteilungen mit Strategien zur digitalen Transformation. Eine Möglichkeit, die kleine und mittelständische Handwerksbetriebe so nicht haben. Dass sie dennoch die digitale Transformation einleiten können und davon auch profitieren, zeigt das Beispiel des Kölner Rohr- und Kanalreinigungsbetriebes ROKIS.

Die Firma ROKIS beschäftigt 15 Mitarbeitende, die jährlich zwischen 6.000 und 7.500 Aufträge bearbeiten. Das Zeitfenster dafür wird jedoch immer kleiner. Betriebliche Abläufe müssen daher optimal abgestimmt werden, denn: „Der Druck der Kunden hat enorm zugenommen. Sie erwarten heute eine schnelle Auftragserledigung“, so der Geschäftsführer von ROKIS, Roger Schick. Für ihn bedeutete das: Zeit, den Betrieb zu digitalisieren! Da ihm, wie auch vielen anderen Unternehmern im Handwerk, Zeit und Know-how fehlten, zog er den Rat eines Unternehmensberaters hinzu.

Zu Beginn der Beratung erfolgte als erstes eine Ist-Zustand-Analyse. In Gesprächen mit der Belegschaft und der Unternehmensführung machte Berater Peter Bunte vom Team Potenzialberatung Handwerk GmbH die Stellschrauben ausfindig, an denen für eine Optimierung der Betriebsabläufe gedreht werden musste. Dazu genügt manchmal ein einfacher Blick auf die Schreibtische. Bunte: „Türmen sich da Papierstapel, ist es ein erstes Indiz dafür, dass Handlungsbedarf besteht.“ Der bestand bei ROKIS im Auftrags-, Rechnungs- und Mahnwesen. Fehlende digitale Strukturen zogen die Bearbeitung der Aufträge unnötig in die Länge. Kundeninformationen bekamen die Monteure oft telefonisch, was Prozesse nicht nur verlangsamte, sondern auch für Unruhe im Büro sorgte. „Die Namen von Kunden zu buchstabieren, lenkt vom Wesentlichen ab“, so Schick. In Einzelgesprächen der Beratung schlugen die Mitarbeitenden daher eine pragmatische Lösung vor: Die Aufträge samt Kundeninformationen per Foto an die Monteure zu verschicken.

Zu viel Zeit verstrich auch bei der Rechnungserstellung. Mit oft unangenehmen Folgen: „Erhält ein Kunde erst sechs Wochen nach Erledigung des Auftrags eine Rechnung, nimmt er sich genauso viel Zeit dafür, sie zu bezahlen“, sagt Bunte. Was wiederum Mahnungen nach sich ziehe. Abhilfe schaffte ROKIS dem mit einer neuen Betriebssoftware. Alle Kundeninformationen, der genaue Status eines Auftrags sind nun durch Anklicken eines integrierten Organizers ersichtlich. Rechnungen können so zügig verschickt werden und bei Reklamationen lässt sich genau zurückverfolgen, wann und wie ein Auftrag bearbeitet wurde. Eine Anschaffung, die sich lohnte. Schick: „Der Datentransfer vom alten zum neuen Betriebssystem war zwar aufwendig, aber dafür geht jetzt alles viel schneller und wir behalten den Überblick.“

Auch in Zukunft soll es bei ROKIS noch digitaler werden. Geplant sind neue Kanalinspektionskameras, die Untersuchungsdaten und Aufnahmen vom Einsatzort sofort an die Firma übertragen. Mit Tablets sollen die Monteure zudem vom Kunden unterschriebene Leistungsnachweise direkt an die Zentrale übermitteln. 

Beendet ist der Digitalisierungsprozess bei der Firma ROKIS also noch nicht, bewegt hat sich aber schon einiges. „Die Kunden verlangen heute eine verlässliche Dienstleistung. Die Beratung hat uns dabei unterstützt, dies mithilfe der Digitalisierung sicherzustellen. Viele Prozesse laufen heute einfacher und schneller ab, was auch die Kundenwahrnehmung unseres Betriebs positiv beeinflusst“, zieht Roger Schick Bilanz. 

 

Kontakte:
ROKIS Rohr- und Kanalreinigungsschnelldienst GmbH
Roger Schick
Tel.: 0221 1703578
RogerSchick@rokis.de

TEAM Potenzialberatung Handwerk GmbH
Peter Bunte
Tel.: 02175 168860
info@potenzialberatung-handwerk.de